Chefsache - Aufgaben des Haupt-Leiter-Teams (HL's)
Das Hauptleiterteam steht dem ganzen Projekt vor und trägt die Verantwortung gegenüber den Eltern und dem Vereinsvorstand.
Die Hauptleiter (HL’s) verwalten den Freizeitetat, kümmern sich um die Finanzierung und dokumentieren zur Kontrolle die Ausgaben.
Sie sind für die Organisation des äußeren Rahmens zuständig: Zeltplätze, Genehmigungen, Absprache Forstamt, Ausschreibungen, Briefwechsel, Busunternehmen, Sonderurlaub MA, etc.
Darüber hinaus geben sie auch Anzeigen im Ortsblatt betreffs Werbung, Informationen und Bastelmaterial in Auftrag. Sie tragen die Verantwortung für das Inventar, Neuerwerbungen und Instandhaltung. Außerdem sind sie für das Vorhandensein der notwendigen Infrastruktur (Toiletten, sonstige sanitäre Anlagen, Zelte, Garnituren, Kochutensilien, Technik, Werkzeug, usw.) verantwortlich.
Auch der Kontakt zu den Eltern läuft über dieses Team. Sie erfassen und verwalten auch die Teilnehmerdaten. (Excel oder "Datenbank" für Rundschreiben, Serienbriefe, Rüstbrief).
Mitarbeiter werden von ihnen angesprochen und in ihre Aufgaben berufen. Auch die Betreuung und Begleitung der Leiter gehört zu den Hauptaufgaben der Verantwortlichen. Zusätzlich koordinieren sie das Programm und teilen die Gruppen ein.
Die HL’s führen den Vorsitz bei den Besprechungen und gestalten auch die MA-Andachten vor und während der Freizeit bzw. delegieren diese.
Darüber hinaus kümmern sie sich um allgemeine organisatorische Belange und den Papierkrieg.
Außerdem beschließen sie das Andachtsthema und versorgen die Mitarbeiter mit Arbeitshilfen.
Abschließend sei betont, dass sie für die erwähnten Dinge verantwortlich sind, was nicht heißt, dass sie alles selber machen müssen. Vieles kann und darf delegiert werden.
(siehe unbedingt: hl-aufgaben.doc)
Gesamtablauf der Freizeit:
Unsere Freizeiten beginnen aktuell an einem Montag und enden 10 Tage später an einem Mittwoch.
(In den Anfängen gingen die Freizeiten sogar 12 Tage, Sonntag bis Donnerstag)
Ankunft der Kinder:
Wenn die Busse mit den Kindern angekommen sind, werden diese zuerst von einigen Mitarbeitern (MA) und älteren Teilnehmern (TN) entladen, während die Kleineren im Zelt oder um die Feuerstelle versammelt werden.
Um die Zeit zu überbrücken bis der Bus entladen ist, können mit den jüngeren Kindern z.B. einige Lieder gesungen werden.
Alles Gepäck wird erst mal an einem zentralen Punkt gesammelt.
Wenn der Bus entladen ist stoßen auch die älteren TN zu den anderen. Nun erfolgt die offizielle Begrüßung. Infos zum weiteren Tagesablauf werden bekannt gegeben und die MA vorgestellt. Anschließend wird die Gruppeneinteilung vorgelesen, wobei die MA der Gruppen mit jeweils ihren Teilnehmern und deren Zelte (nur Zelte) zu den ihnen zugewiesenen Plätzen gehen und dort zusammen mit den Kindern die Zelte aufbauen. (Hochstressphase!)
Wenn ihre Zelte stehen, dürfen die Kinder ihr übriges Gepäck holen (je nach Koffergewicht holen lassen!) und sich einrichten.
Man sollte auch ein paar Pumpen für Luftmatratzen und Ersatzteile (Heringe Schnüre, etc.) dabei haben.
Nach dem ersten Abendessen bzw. während des Abendprogramm ist dann noch ein günstiger Moment für die Ampelrede.
Wurde auch teilweise als Quiz gestaltet, bei dem die Kinder die richtigen Verhaltensregeln erraten durften.
Zu den weiteren Tagesabläufen: (siehe Hauptseite "JS-Freizeit")
Abbau Lager
Am Nachmittag vor dem Abreisetag verpacken alle Kinder alles Gepäck, welches sie nicht mehr benötigen. Außerdem werden alle Zelte aufgeräumt und die Koffer gepackt. Da viele Kinder Schwierigkeiten haben all ihr Gepäck wieder in den Taschen und Koffern unterzubringen, sind sie auf die Hilfe der Mitarbeiter angewiesen. Die Packerei sollte soweit gediehen sein, dass die Kinder für den nächsten Morgen nur noch ihr Waschzeug und einen Satz frischer Klamotten bereit liegen haben.
Im Lager sollten außerdem noch ausreichend Müllsäcke vorhanden sein, um die ganzen Utensilien (Schuhe, „gebrauchte“ Wäsche, Bastelsachen, etc.), welche nicht mehr in die Taschen passen, unterzubringen. Am besten hat an diesem Tag jeder MA Schnur, ein Messer und einen Edding zur Beschriftung der Müllsäcke in der Tasche.
Die freie Zeit nutzen die Mitarbeiter um nicht mehr benötigtes Material abzubauen und zu verstauen. Wenn möglich können auch schon Großzelte abgebaut werden.
Abreisetag
Die Kinder werden ganz normal geweckt und um die Feuerstelle zum Morgenlob versammelt. Das letzte Frühstück findet bei unseren Freizeiten (gutes Wetter vorausgesetzt) unter freiem Himmel statt.
Die MA sorgen dafür und helfen mit, dass jede freie Minute zum Packen und aufräumen verwendet wird. (Hochstressphase!)
Nach dem Waschen verstauen die Kinder ihr letztes Gepäck (Geschirr, Schlafsack und Isomatte) und bauen ihre Zelte ab.
In dieser Zeit sind alle Mitarbeiter gefordert:
Es sind Schlafsäcke in die dazugehörigen Säcke zu stopfen, Isomatten und Luftmatratzen zu verstauen, Zelte abzubauen und die Kinder reisefertig zu machen. Dann ist noch alles Gepäck zum „Busparkplatz“ zu befördern.
Die Kinder geben ihre Geschirrsäckchen und ihr Restpfand wieder ab, bekommen ihr T-Shirt und ihr KIOSK-Restgeld und müssen zum x-ten Mal an den Fundsachen vorbei und werden dann zusammen mit den MA für die Abschlussbilder positioniert.
Außerdem wird der Zeltplatz mit allen Kindern (mehrmals) abgelaufen und die letzten Müllreste in Müllsäcken gesammelt.
Je nach den Platzverhältnissen empfiehlt es sich den Platz in einer langen Kette abzulaufen.
Nachdem die Kinder verabschiedet (Abschlusskreis bei dem sich jeder von jedem verabschiedet) und abgefahren sind (ca. 11.30 Uhr), bauen die Mitarbeiter mit den Abbauhelfern den Rest es Lagers ab und beladen die Fahrzeuge. Um ca. 16.00 Uhr wird dann die Heimfahrt angetreten.
Der Tag danach
Am Morgen nach der Freizeit finden sich alle Mitarbeiter zu einem Arbeitseinsatz ein. Der Lkw wird entladen. Einige spülen noch mal das Geschirr und putzen sonstiges Küchenmaterial. Andere kontrollieren die Zelte, Feldbetten, Garnituren, etc. Die Heringe und Plastikfolien sind zu reinigen und die Werkzeug-, Gas-Wasser-, Sport- und Bastelkisten sind aufzuräumen.
Außerdem muss das geliehen Material wieder zurückgebracht werden. Auch das Pfand und leere Gasflaschen sind abzugeben.
Zum Schluss wird all das Material wieder eingemottet.
Am Abend sind dann alle MA und Helfer zu einem gemeinsamen Abschlussessen eingeladen.
Tagesablauf TN
Die Kinder werden in der Regel um ca. 7.45 Uhr von ihren jeweiligen Gruppenleitern geweckt.
Die Kinder ziehen sich dann an und versammeln sich zum Morgenlob um die Feuerstelle. Das Morgenlob wird vom jeweiligen Tagesdienst geleitet. Es wird ein Lied gesungen und der Küchendienst wird bekannt gegeben. Der Tagesdienst schließt dann das Morgenlob mit einem Gebet ab.
Der Küchendienst begibt sich nun zur Küche, während sich die Kinder gleich für das gemeinsame Frühstück ins Tageszelt begeben.
Beim Frühstück wird gegebenenfalls ein Geburtstagsständchen dargebracht und die Geschenke überreicht.
Nach dem Frühstück haben die Kinder Zeit um sich zu waschen. Auf die tatsächliche Durchführung dieses Programmpunktes ist von den MA zu achten.
Zu allen Programmpunkten und zu den Mahlzeiten wird ein Jingle abgspielt (In den Anfängen wurde trompetet.)
Um ca. 9.30 Uhr werden dann wieder alle TN und verfügbare MA zum Bibelerlebnisprogramm ins Tageszelt gerufen.
Die Hobbygruppen beginnen ca. um 10.30 Uhr und bestehen im wesentlichen aus verschiedenen Bastelangeboten (neuerdings auch Sportangeboten).
An die Hobbygruppen schließt sich in der Regel nahtlos das Mittagessen an (ca. 12.30 Uhr/13:00 Uhr - wenn es fertig ist ;-))
Wenn die Kinder ihr Geschirr gespült haben, können sie zum Kiosk gehen, um sich mit Getränken, Süßigkeiten und Postkarten einzudecken.
Nach dem Mittagessen, nach dem Nachmittagsprogramm und in sonstigen Programmlücken können die Kinder sich in ihrer freien Zeit diverse Spiel- und Sportgeräte ausleihen oder sich sonst irgendwie beschäftigen.
Manchmal empfiehlt es sich vor dem Nachmittagsprogramm eine allgemeine Mittagsruhe auszurufen. In dieser Zeit haben sich die Kinder ruhig zu verhalten. Sie dürfen sich leise in ihren Zelten aufhalten und irgend etwas spielen oder sich am Waldrand in den Schatten zurückziehen. Es sollte jedenfalls so ruhig sein, dass jene welche die schlafen wollen, dies auch tun können.
Zwischen 15.00 Uhr und 15.30 Uhr beginnt das Nachmittagsprogramm.
Um ca. 18.00 Uhr folgt dann das Abendessen.
Zwischen 19.30 Uhr und 20.30 Uhr wird mit dem Abendprogramm begonnen. Hier werden die Kinder gegebenenfalls in zwei Altersgruppen geteilt. (Der Abschlussabend beginnt um 19.00 Uhr)
An manchen Abenden wird für die Älteren noch ein Pray out angeboten. (Teilnahme freiwillig!)
Je nach dem wie weit die Zeit schon fortgeschritten ist gib es für die Kleineren noch eine gute Nachtgeschichte.
Nach dem Abendprogramm werden die Kinder in die Zelte geschickt bzw. gebracht. Zuvor haben die Kinder die Gelegenheit, auf deren Nutzung stets zu achten ist, sich zu waschen.
Nun gilt es die Nachtruhe durchzusetzen, was am ersten Abend erfahrungsgemäß nicht sehr einfach ist.
In den Nächten wird den Ältesten Teilnehmern das Privileg zu teil eine Schicht (max. 2 Stunden) der Nachtwache übernehmen zu dürfen.
Tagesablauf MA
Um 7.15 Uhr treffen sich dann alle im Küchenzelt zur Andacht.
Die Hauptleiter (evt. auch mal ein anderer Leiter) wechseln sich bei der Durchführung ab.
Anschließend gibt es noch parallel zum 1. Frühstück eine kurze Tagesbesprechung, welcher die Hauptleitern vorstehen. Es werden die einzelnen Programmpunkte durchgegangen und MA auf die einzelnen Aufgaben verteilt.
Um 7.45 Uhr wecken dann die Leiter die Kinder ihrer jeweiligen Gruppe.
Zum weiteren Tagesablauf siehe Tagesablauf TN.
Nach dem Abendprogramm begeben sich einige MA zu den „Waschstellen“, um dort nach den rechten zu sehen, während andere sich bei den Kinderzelten aufhalten und helfen, dass jedes Kind alles Notwendige findet. (Taschenlampe, Waschzeug, Schlafanzug, etc.) Außerdem sorgen sie dafür, dass die Kinder zügig in ihren Zelten verschwinden und Ruhe im Lager einkehrt.
Um ca. 22.30 Uhr steht dann die Abendbesprechung der MA auf dem Programm. Hier lässt man den Tag noch mal Revue passieren und bespricht was „gut“ oder „weniger gut“ war und worauf in Zukunft zu achten ist. Dies ist der Ort, wo über Probleme aller Art gesprochen wird. Diese Abschlussbesprechung wird in der Regel mit einer Gebetsgemeinschaft abgeschlossen.
Gegebenenfalls beteiligen sich noch einige MA bei der Nachtwache.
Den „Rest“ des Abends kann man nach belieben z.B. in gemütlicher Runde am Lagerfeuer verbringen.
Essen:
Zum Beginn der Mahlzeiten wird der Jingle gespielt (früher trompetet). Daraufhin versammeln sich alle Kinder und MA (außer Küchen-MA) im großen Tageszelt.
Die Kinder nehmen sich ihren Geschirrsack vom Geschirrsackständer über welchem eine Namensliste hängt und setzen sich auf ihren Platz.
Ein Geschirrsack ist ein aus Geschirrtüchern zusammengenähter Sack mit einer Schur, mit welcher man den Sack oben zusammenziehen und ihn aufhängen kann. Jeder Sack ist fortlaufend nummeriert.
In dem Geschirrsack bewahren die Kinder einen tiefen Teller, eine Tasse, ein dreiteiliges Essbesteck und zwei Geschirrtücher auf.
Kurz vor dem Essen wird der Küchendienst (vom Tagesdienst) zum Helfen in die Küche beordert.
Jeden Tag (An- und Abreisetag gelten als ein Tag) hat eine Anzahl von Kindern Küchendienst. Die Namen der betroffenen Kinder werden Morgens nach dem Morgenlob vom Tagesdienst vorgelesen. Außerdem wird der Küchendienstplan an der Infowand ausgehängt.
Der Küchendienst hat im wesentlichen folgende Aufgaben:
· Das Essen aus der Küche zum Tageszelt tragen, bzw. nach dem Essen die Reste wieder zurück bringen.
· Den Küchenmitarbeitern beim Abtrocknen der Küchenutensilien zu helfen
· Abwischen der Tische
Wenn dann alle auf ihrem Platz sind betet der Tagesdienst zum Beginn.
Die Sitzordnung ist den Kindern frei gestellt. Aber die Kinder sollten jeden Tag auf dem selben Platz sitzen, da sich die Spülreihenfolge auf die Tische bezieht. (Ausnahmen bestätigen die Regel). Außerdem ist es zu empfehlen, dass an jedem Tisch mindestens ein MA sitzt (in der Regel 2) der ein wenig darauf achtet, dass die Nahrungsmittel ihren Bestimmungsort erreichen und keiner zu kurz kommt. Auch sonst wird es dem MA sicher nicht langweilig werden.
Wenn die Kinder mit dem Essen fertig werden, gibt der Tagesdienst in der Küche Bescheid, dass jene MA das Spülwasser für die Kinder vorbereiten. Der Tagesdienst bringt dann die Spülwannen mit den Spülbürsten vor das Tageszelt. Nach dem Essen ist dann noch eine günstige Gelegenheit für allgemeine Bekanntmachungen. Anschließend schickt der Tagesdienst den Küchendienst und dann den ersten Tisch zum spülen. Der Tisch, welcher mit dem Spülen beginnen darf, wird bei jeder Mahlzeit reihum gewechselt. Die MA am Tisch geben jeweils den Startschuss, wann die nächste Gruppe über die Wannen herfallen darf. Der Tagesdienst hat die ehrenvolle Aufgabe die Teller der Kinder auszukratzen, um das Spülwasser zu schonen. Im Tageszelt steht immer ein Topf mir Tee und seit einigen Jahren auch Trinkwasser
Kiosk / Laden
Der Kiosk oder Laden bietet den Kindern und Mitarbeitern (MA) die Möglichkeit sich mit Getränken, Süßigkeiten und Postkarten einzudecken.
Bei uns hat der Kiosk einmal am Tag nach dem Mittagessen geöffnet und wird von 2-4 MA betreut. Der Kiosk ist solange geöffnet, dass auch der Küchendienst noch Gelegenheit hat, etwas einzukaufen.
(Bei über 70 Kindern empfiehlt es sich, dass zwei MA für die Abrechnung und zwei für das heranschaffen der Getränke und sonstiger Waren zuständig waren.)
Der Einkauf erfolgt ohne Bargeld. Die Kinder geben ihr Taschengeld zu Beginn der Freizeit ab. Der eingezahlte Betrag wird in der Taschengeldliste (braucht der Hauptleiter für die Gesamtbilanz) und auf einer Karteikarte, welche für jedes Kind angelegt wird, eingetragen.
Bei jedem Einkauf wird dann einfach der entsprechende Betrag abgezogen und eingetragen.
Dieses System hat die Vorteile, dass erstens das Bezahlen schneller geht und zweitens ist das Geld bei einem MA sicherer verwahrt.
Außerdem haben so die MA im Kiosk einen Überblick über das „Vermögen“ der Kinder und können so besser auf das Einkaufsverhalten der Kinder Einfluss nehmen.
Für den Tagesausflug können die Kinder dann gegebenenfalls wieder ein Taschengeld abheben.
Am Abfahrttag bekommen die Kinder ihr Restgeld ausgezahlt. Bei der letzten Einkaufsmöglichkeit am Ende der Freizeit ist darauf zu achten, dass man den Ausverkauf so gestaltet, dass die Auszahlungsbeträge halbwegs glatte Zahlen ergeben. In der Regel hat man nicht soviel Kleingeld, dass man bei über 70 Kindern solche Beträge wie beispielsweise 3,87 DM auszahlen kann.
Die MA tragen ihre Ausgaben in einer Strich-Liste ein und bezahlen am Ende der Freizeit. Allerdings sollten die Einkäufe der MA nicht während der Öffnungszeiten des Ladens erfolgen, um den Betrieb nicht unnötig zu stören.
Wir verkaufen auf unseren Freizeiten an Getränken nur Mineralwasser und süßen Sprudel (Tee und Wasser gibt es den ganzen Tag umsonst)
Wir berechnen aktuell kein Pfandf, führen aber eine Strichliste auf der Karteikarte über die ausgebenen und zurückgelieferten Flaschen und halten gegbenenfalls die Kinder dazu an ihr Pfand wieder abzugeben. Außerdem werden bei der Ausgabe die Namen auf die Flaschen geschrieben.
Anzumerken ist noch, dass wir früher Pfand berechnet haben. Hier bestand das Problem, dass einige mit mehr Geld nach Hause fahren, wie sie zu Beginn dabei hatten, weil sie sich durch das Einsammeln unbeaufsichtigter Flaschen eine zusätzliche Einnahmequelle erschlossen haben.
medizinische Betreung
Es ist unbedingt zu empfehlen, dass mindestens ein Mitarbeiter (MA) die Rolle des Ersthelfers übernimmt. Dieser MA sollte aber nicht nur auf das Wissen zurückgreifen können, welches noch vom seinem 1. Hilfekurs beim Erwerb des Führerscheins vor 10 Jahren übrig blieb. Im Idealfall hat man einen Mitarbeiter dabei, der einen Beruf ausübt, der ihn für diese Aufgabe qualifiziert. Falls dies nicht möglich ist, sollte man zumindest jemand haben, der mit den 1. Hilfe Maßnahmen von Verletzten vertraut ist.
Dieser MA wird auch zu Beginn der Freizeit den Kindern als Hauptansprechpartner bei Verletzungen oder sonstigen gesundheitlichen Problemen vorgestellt.
Außerdem nimmt dieser MA auch Kontakt zu jenen Eltern auf, die auf der Anmeldung vermerkt haben, dass ihr Kind Medikamente einnehmen muss. Er ist auch dafür verantwortlich, dass die Kinder während der Freizeit ihre Medikamente entsprechend den Anweisungen der Eltern einnehmen. Darüber hinaus informiert er die anderen MA über erforderliche Maßnahmen, die bei den betroffenen Kindern betreffs Allergien oder anderer Gesundheitlicher Probleme zu beachten sind.
Zu empfehlen ist auch, dass man mit den Ärzten und Zahnärzten vor Ort zu Beginn der Freizeit Kontakt aufnimmt und sich vorstellt.
Die Telefonnummern dieser Ärzte, bzw. sonstige Notfallnummern sollten für alle MA zugänglich sein.
Ganz wichtig ist auch, dass einige MA die Wege zu den Ärzten und vor allem zum nächstgelegenen Krankenhaus vor dem Eintreffen der Kinder mit dem Auto abfährt, dass wenn man es mal eilig haben sollte nicht noch suchen muss.
Der Verantwortliche für die medizinische Betreuung ist auch noch für die „Instandhaltung“ der Reiseapotheke zuständig. Er sorgt dafür, dass alle notwendigen Medikamente und das Verbandsmaterial ausreichend vorhanden sind und dass abgelaufene Artikel ersetzt werden.
Zu den Aufgaben dieses Mitarbeiters gehört auch die Aufbewahrung und Verwaltung der Krankenversicherungskarten und Impfpässe der Kinder, welche bei der Abfahrt zusammen mit dem Taschengeld eingesammelt werden.
Er führt auch Buch über Zeckenstiche und informiert die Eltern über Verletzungen oder Krankheiten.
Es ist auch zu empfehlen sich beispielsweise eine Rot-Kreuz-Mitarbeiter einzuladen, um eine MA-Schulung durchzuführen. Man kann sich ja diesbezüglich mit anderen Vereinen zusammenschließen.
Literaturhinweis: Erste Hilfe, Deutsches Rotes Kreuz
.